Até pouco tempo atrás empresas precisavam investir alto em computadores, softwares e licenças para dar condições de trabalho aos escritórios e outros setores da organização. Era preciso manter uma equipe de TI ativa, sempre observando o vencimento das licenças de aplicativos de escritório como editores de texto e planilhas, por exemplo.

Mas a tecnologia evoluiu e com a chegada do Workspace, hoje é possível gastar apenas com planos dedicados por usuário. Um único pacote é responsável por fornecer todas as ferramentas para edição, criação e contato com clientes e outros colaboradores. Não é mais preciso investir em máquinas potentes, gastos com servidores, espaços e tão pouco com licenças.

Toda a edição e criação de documentos é feito através de qualquer navegador. A tecnologia da nuvem permite que apenas o Google invista em hardware, software e armazenamento. Assim as empresas precisam se preocupar apenas com o essencial. Todo o tempo e dinheiro antes investido em recursos para o escritório, agora é investido em melhorias na produção e produtos.

Docs

E uma das ferramentas essenciais dos planos Workspace é o Docs. Ela permite a edição de textos, planilhas, formulários, apresentações e outros de forma colaborativa. Tudo é feito diretamente no navegador de um computador, mas também tem a opção de trabalho através de tablet ou smartphone.

Cada colaborador que efetuar mudanças nestes arquivos, não tem que se preocupar com o salvamento. Tudo é feito automaticamente. Sem contar que há também a possibilidade do trabalho simultâneo com os colaboradores.

Outra vantagem da criação de documentos online através do Workspace é a possibilidade de conversa em tempo real. Sempre que for necessário conversar sobre determinadas mudanças, o chat associado ao Docs, permite a conversa na tela de edição com outros colegas de equipe.

É também possível inserir comentários sobre as edições, para que colaboradores de outros turnos ou que estejam ausentes no momento, possam fazer as mudanças no futuro.

Compatibilidade

Outro recurso interessante da ferramenta Docs é a compatibilidade com as principais extensões do mercado. Mesmo que sua equipe receba arquivos em formato PDF, TXT, Html, Docx e outros, todos são editáveis no navegador. Há também a possibilidade de exportar os arquivos criados online para os formatos usados em aplicativos da Microsoft. Assim sua equipe não fica refém de uma única plataforma.

Desfazendo alterações

No DOCS os arquivos também permitem o retorno para versões anteriores. Os planos permitem o controle das alterações, onde as versões mais antigas ficam armazenadas por tempo indeterminado. Mas para quem acha que o recurso consome banda de armazenamento, essas versões não descontam o limite do plano contratado, mesmo que seja o básico.

Offline

É possível criar arquivos e fazer edições sem internet? Os documentos dos planos Workspace permitem a edição offline. Assim você pode trabalhar sem conexão com a internet, mas assim que houver a conectividade, os documentos são atualizados. Entretanto esse recurso hoje está disponível apenas para o navegador Chrome.