O drive compartilhado é um importante recurso para empresas que utilizam os planos Workspace. Diferente da opção única para cada usuário, o “Meu Drive”, os drives compartilhados se tornam espaços para que as equipes de uma organização possam pesquisar, acessar arquivos e principalmente armazenar dados em um ambiente onde outros colaboradores também tem acesso.
Mas este recurso só fica disponível se o administrador da conta Workspace liberar. É preciso consultar a organização para desfrutar desta possibilidade.
Com as devidas permissões, o colaborador passa a ter a comodidade de executar estas ações como o armazenamento, utilizando vários dispositivos e de qualquer lugar com conexão.
Diferente do “Meu Drive”
O Meu Drive é um recurso pessoal para cada usuário. O armazenamento é limitado a 30GB na versão Starter, 2TB na versão Standard, 5TB nos planos Plus ou estendido e compartilhado nas versões Enterprise, acima de 5 usuários. Mas o drive compartilhado é pertencente à um ou mais grupos de uma empresa. Portanto mesmo que alguém tenha a necessidade de sair, os arquivos alocados no neste drive permanecem.
Assim a equipe pode dar sequência nos trabalhos ou continuar compartilhando informações mesmo sem a sua presença.
É interessante utilizar o drive compartilhado quando os arquivos são referentes ao mesmo assunto ou há o interesse de todos os membros de um projeto. Quando trata-se de algo mais específico ou que só faz sentido para um ou dois colaboradores, é interessante manter os arquivos no “Meu Drive”, apenas compartilhando com aqueles que são necessários.
Como criar um drive compartilhado no Workspace?
Para criar um drive colaborativo basta acessar o seu Google Drive. Depois na área esquerda da tela, clique em “Drives compartilhados”. Agora na parte superior clique na opção “Novo”, que é representado por um sinal de mais (+). Então digite o nome desta pasta compartilhada e finalize clicando em “Criar”.
Após a criação, você pode adicionar colaboradores que tenha uma conta Google. Após a adição, os novos participantes recebem o acesso como “Administrador de conteúdo”, podendo executar tarefas básicas no drive. Entretanto se você deixar de participar, esses colaboradores permanecem com o acesso.
Quando você é o administrador da conta Workspace, é possível definir os níveis de acesso da pasta.
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