A partir do plano Google Workspace Plus está incluso no pacote de ferramentas o Google Vault. Esta é uma ferramenta importante de organização para os administradores. Nos planos Starter e Standard, há uma organização básica de gerenciamento, mas nos planos Plus e Enterprise os dados são tratados com mais opções.
E para você que quer conhecer os principais benefícios do Google Vault na sua empresa, preparamos este artigo especial.
Google Vault
O Google Vault é uma ferramenta utilizada para melhorar a governança das informações. Com ela o administrador mantém um controle sobre os negócios e acompanha o que é realmente importante dentro da organização. A ferramenta permite pesquisar, exportar e preservar dados dos usuários do Google Workspace dentro da empresa. Ou seja, é possível utilizá-la para análises futuras.
O Vault também permite criar regras de retenção para dados em aplicativos específicos. Por exemplo, você deseja acompanhar dados do Planilhas, mas não quer ter que ficar entrando a todo momento na ferramenta ou seguir todos os passos do colaborador em um momento não oportuno. É possível também definir regras específicas para todo o domínio ou unidades organizacionais específicas.
Todas as aplicações seguem as primeiras etapas do processo de descoberta eletrônica (EDRM).
Não adianta excluir
Ativando as opções do Vault, mesmo que o usuário exclua e esvazie a lixeira, os dados permanecem disponíveis para o administrador. Mas é possível também configurar a ferramenta para excluir dados confidenciais após um período pré determinado. Assim mesmo que os usuários mantenham os dados salvos, eles são removidos e excluídos permanentemente da plataforma do Google. Então ela serve tanto para evitar a exclusão como forçá-la a acontecer.
Para quais dados é possível utilizar o Vault?
Os seguintes dados podem fazer parte das aplicações do Google Vault:
- Mensagens do Gmail
- Arquivos do Google Drive;
- Mensagens do Google Chat (com histórico ativado);
- Mensagens na versão clássica do Hangouts (com histórico ativado);
- Gravações do Google Meet e registros associados de bate-papos, sessões de perguntas e respostas e pesquisas;
- Mensagens nos Grupos do Google;
- Mensagens de texto, correios de voz, transcrições de correio de voz e listas de chamadas do Google Voice para Google Workspace;
- Dados da nova versão do Google Sites.
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