Você acabou de dar um passo gigante na transformação digital da sua empresa: contratou o Google Workspace. Parabéns! A decisão de migrar para a nuvem do Google traz agilidade, colaboração em tempo real e uma segurança de dados incomparável.
Mas, após a assinatura do contrato e o recebimento das credenciais de acesso, surge a dúvida clássica: “E agora? Por onde eu começo?”
Não se preocupe. Como parceiros oficiais do Google, nós da OneCloud Solutions preparamos um roteiro essencial para o seu “Dia 1”. O objetivo não é fazer tudo de uma vez, mas garantir que os alicerces da sua nova casa digital estejam firmes.
5 dicas para o que fazer no primeiro dia com o Google Workspace
Aqui estão as 5 etapas prioritárias para o seu primeiro dia:
1. O “Check-in” Técnico: Painel do Administrador
O coração da sua nova estrutura é o Admin Console (admin.google.com). É aqui que a mágica acontece. No primeiro dia, sua missão crítica é o Assistente de Configuração.
- Verificação de Domínio: O Google precisa ter certeza de que você é dono do domínio da sua empresa (ex:
suaempresa.com.br). - Configuração de MX: Esta é a etapa técnica mais importante. Alterar os registros MX é o que faz os e-mails pararem de chegar no provedor antigo e começarem a cair na caixa de entrada do Gmail corporativo.Dica da OneCloud: Se essa parte técnica parecer grego para você, lembre-se que nosso suporte está aqui justamente para apoiar nessa configuração de DNS.
2. Organize a Casa: Criando Usuários e Grupos
Antes de liberar o acesso para toda a equipe, organize a estrutura.
- Adicione os Usuários: Você pode fazer isso manualmente (um por um) ou via upload em massa se tiver muitos funcionários.
- Crie Grupos de E-mail: Em vez de pagar por uma licença para
vendas@oucontato@, crie Grupos. Eles funcionam como listas de distribuição gratuitas e garantem que e-mails externos cheguem a todos os responsáveis pelo departamento.
3. Blindagem Imediata: Ative a Segurança
Não deixe para pensar em segurança depois de um incidente. No primeiro dia, a configuração mandatória é a Verificação em Duas Etapas (2SV).
- Force a ativação do 2SV para todos os usuários ou, no mínimo, para os administradores. Isso impede que, mesmo que uma senha seja descoberta, alguém consiga acessar os dados da sua empresa sem o segundo fator de autenticação (como um código no celular).
4. Personalização e Marca
O Google Workspace é seu escritório virtual, então ele deve ter a cara da sua empresa.
- Logotipo: No Admin Console, faça o upload do logo da sua empresa. Ele aparecerá no topo dos aplicativos (Gmail, Drive, Agenda) para todos os funcionários, reforçando a cultura interna.
- Assinatura de E-mail: Crie um padrão de assinatura e incentive sua equipe a configurá-la no primeiro acesso. Isso transmite profissionalismo imediato para seus clientes externos.
5. O Fator Humano: Comunique a Mudança
A tecnologia é fácil; a adaptação humana é o desafio. No primeiro dia, envie um comunicado claro (pode ser via WhatsApp ou no e-mail antigo, se ainda estiver ativo) informando:
- O link de acesso ao novo e-mail.
- A senha provisória.
- Um breve tutorial de como fazer o login.
Confira também: Assinatura eletrônica em um documento no Google Drive com Workspace?
O Diferencial OneCloud Solutions
O “Dia 1” pode parecer ter muitas etapas, mas ele define o sucesso do uso da ferramenta a longo prazo. A grande vantagem de ter contratado o Google Workspace com a OneCloud Solutions é que você não precisa fazer isso sozinho.
Seja na configuração técnica dos registros de e-mail ou no treinamento da sua equipe para usar o Google Meet e o Drive, nós somos seus parceiros estratégicos para garantir que a tecnologia trabalhe a favor do seu negócio, e não o contrário.
Entre em contato conosco através do WhatsApp: (41) 4042-3822.
Bem-vindo ao futuro da produtividade.
