Hoje a melhor maneira de trazer agilidade na criação de documentos de sua organização é através dos modelos de planilhas, apresentações, formulários, sites e docs do Google Workspace. Com este recurso é possível utilizar um modelo existente ou utilizar uma parte do seu tempo uma única vez para criar seu próprio modelo. Ao salvá-lo, toda vez que necessitar novamente, basta utilizá-lo e tornar mais ágil esta questão.

Você pode criar modelos com marca da sua empresa para documentos externos. Outra dica é produzir um formato instantâneo para orçamentos, fatura, relatórios, despesas e outros através dos modelos no Planilhas. E também crie um modelo de slides com a ferramenta Apresentações para facilitar nas vendas, propostas e outras questões que exigem um apelo visual em sua organização.

E também é possível adicionar assinaturas, criar fluxogramas, importar métricas e diversos outros recursos que só as ferramentas do Workspace podem fornecer para sua empresa.

Como escolher um modelo existente

Alguns modelos já estão disponíveis nas ferramentas do Workspace, mas há também aqueles que você já criou. Para escolher um modelo existente é preciso:

Utilizar o seu computador para acessar a ferramenta de Planilhas, Documentos, Apresentações ou Sites. Clique no canto superior direito e depois em “Galeria de Modelos”. Selecione o modelo que deseja e então ele será aberto em uma nova janela.

Há casos em que é preciso instalar um complemento para utilizar, mas quando for necessário, o próprio modelo irá informar.

Confira também: Como auditar uma atividade de um colaborador no Workspace.

Como criar um modelo próprio?

Desde que permitido em sua organização, é possível criar um modelo próprio para facilitar. Caso seja o administrador da conta, a criação de modelos não depende de outros fatores, desde que o seu plano Workspace forneça as condições. Para criar um modelo é preciso:

Primeiramente é preciso criar ou abrir um documento, planilha, apresentação, formulário ou site. Faça as alterações que achar necessário para desenvolver um modelo próprio.

Depois clique na parte superior da tela em “Galeria de modelos”. Selecione o nome da sua organização e clique em “Enviar modelo”.

Caso o modelo esteja em um drive compartilhado, verifique as configurações do Drive para que outros colaboradores não fiquem impedidos de acessar o modelo.

Com o modelo enviado, clique em “Selecionar um documento” e depois clique sobre o arquivo de modelo que você criou. Utilize dois cliques ou “Abrir”. Selecione então uma categoria para este arquivo e clique novamente em “Enviar”.

E com estas etapas concluídas basta acessar a “Galeria de modelos” para encontrar e selecionar seu modelo.

Como mostrar ou ocultar a “Galeria de modelos”?

Caso tenha interesse em ocultar a galeria de modelos para tornar a área de trabalho mais “Clean” basta abrir a ferramenta de Documentos, Apresentações, Planilhas, Sites ou Formulários. Já na página inicial clique no canto superior esquerdo em “Menu”, onde estão as três linhas horizontais. Depois clique em “Configurações”.

Para mostrar (ativar) ou ocultar (desativar), basta clicar sobre “Exibir modelos recentes nas telas iniciais”.

Para contratar hoje mesmo seu plano Workspace, entre em contato conosco através do WhatsApp (41) 4042-3822.