A funcionalidade nativa de assinatura eletrônica (eSignature) no Google Workspace revolucionou a forma como contratos e documentos importantes são finalizados. A integração direta com o Google Drive e o Documentos Google permite um fluxo de trabalho contínuo, seguro e livre de impressão.
O diferencial de usar o Workspace é a capacidade de gerenciar o ciclo de vida completo do documento (criação, envio, assinatura e armazenamento) dentro de um ambiente unificado e confiável.
O Google Drive como Ponto de Partida
Embora a funcionalidade seja acessada principalmente pelo Documentos Google, ela se aplica perfeitamente a documentos PDFs que estejam armazenados no seu Google Drive.
Quando você usa um plano compatível do Workspace (como Business Standard, Business Plus ou Enterprise), a ferramenta é nativa, o que significa que o documento final assinado, juntamente com o essencial Relatório de Trilha de Auditoria, é automaticamente salvo e indexado no seu Drive, garantindo acesso fácil e segurança.
Confira também: Dicas para Drives Compartilhados do Workspace.
Passo a Passo Detalhado para Assinar Documentos
O processo para iniciar, assinar ou solicitar uma assinatura eletrônica é simples e focado no usuário:
Fase 1: Preparação do Documento
- Localize ou Crie o Arquivo:
- Para documentos do Google: Crie um novo ou abra o arquivo existente no Documentos Google.
- Para PDFs: Certifique-se de que o arquivo PDF esteja carregado no seu Google Drive.
- Acesse a Ferramenta eSignature (Documentos Google):
- Com o arquivo aberto (ou o PDF aberto no Documentos Google), navegue até o menu Ferramentas na barra superior.
- Selecione a opção Assinatura eletrônica.
- Uma barra lateral se abrirá no lado direito da tela.
Fase 2: Configuração e Envio da Solicitação
- Defina os Signatários:
- Na barra lateral, em Signatários, insira os endereços de e-mail das pessoas que precisam assinar. Você pode ser um dos signatários ou apenas o solicitante.
- Adicione os Campos de Assinatura:
- Arrastar e soltar os campos necessários no corpo do documento, indicando onde cada signatário deve interagir:
- Campo de Assinatura: Para a assinatura digital propriamente dita.
- Campo de Iniciais: Para marcação em páginas específicas.
- Campo de Data: Para o registro automático da data.
- Campos de Texto: Se for preciso preencher o nome, cargo ou outros dados.
- Importante: Certifique-se de atribuir cada campo ao signatário correto usando o seletor na barra lateral.
- Arrastar e soltar os campos necessários no corpo do documento, indicando onde cada signatário deve interagir:
- Envie a Solicitação:
- Revise o documento e clique no botão Solicitar assinatura eletrônica (ou Próxima para confirmar os detalhes de envio).
- O Workspace envia imediatamente um e-mail com um link seguro para todos os signatários.
Fase 3: A Ação de Assinar (Pelo Signatário)
- Abertura e Execução da Assinatura:
- O signatário clica no link do e-mail, que abre o documento em um ambiente seguro.
- O sistema guia o signatário automaticamente para todos os campos que precisam ser preenchidos.
- Ao clicar no Campo de Assinatura, o signatário escolhe como criar sua assinatura (desenho manual, digitação com fonte manuscrita ou upload).
- Finalização:
- Após preencher e assinar todos os campos, o signatário clica em Concluir ou Assinar. Uma declaração de conformidade com os termos de assinatura eletrônica geralmente é requerida.
Fase 4: Conclusão e Armazenamento no Drive
- Documento Finalizado e Auditoria:
- Assim que todas as assinaturas forem coletadas, o Google gera o documento finalizado em PDF.
- Este PDF, que tem validade legal, e o Relatório de Trilha de Auditoria são automaticamente salvos no Google Drive do solicitante.
- Todas as partes (solicitante e signatários) recebem uma cópia por e-mail para seus registros, garantindo a prova de execução e o rastreio da validade.
