Está precisando aumentar a produtividade na sua empresa? Que tal começar melhorando situações simples como ações dentro da caixa de email. O tempo que você pode economizar organizando melhor o email, realizando ações em áreas específicas e outras práticas, é muito grande.

E para te ajudar nesta questão, separamos algumas dicas para tornar suas tarefas mais fáceis daqui para frente. Confira um guia de produtividade para usar seu email do Gmail.

Lembrando que quem já possui planos Workspace, tem várias ferramentas e ações que ajudam muito na produtividade de uma empresa. Se você ainda não possui, entre em contato conosco através do WhatsApp (41) 4042-3822.

Guia para ter mais produtividade usando o Gmail

Algumas dicas são importantes para tornar sua vida mais fácil, entre elas estão focar nos canais de comunicação, organizar melhor a caixa de entrada, dicas de layout e muito mais. Confira algumas à seguir:

Melhor canal para comunicação

Você realmente precisa ficar enviando email para cada dúvida? No próprio Gmail você tem acesso a outras ferramentas como o Google Chat, antigo Hangouts para conversar com colegas de trabalho. Use o email para mensagens formais e estruturadas. O Chat utilize para trocar informações rápidas. E o Meet é a ferramenta ideal para reuniões e videochamadas, seja com clientes, colaboradores, chefes de equipe e outros.

Confira também: Como configurar mensagem automática de férias no Gmail.

Otimização da caixa de entrada

Na caixa de entrada existem diversas ações que podem facilitar. Você pode utilizar filtros, marcadores, dividi-la por sessões e prioridades, além de gerenciar facilmente diversos endereços de email e identidades.

Para aqueles que queiram enviar um email, mas não desejam que a resposta esteja na caixa de entrada, é possível enviar e arquivar com um único clique. Mas para isso é preciso ativar o botão “Enviar e Arquivar” nas configurações do Gmail.

Outra opção interessante é ignorar conversas futuras que não sejam mais relevantes. Todas as mensagens de um determinado remetente não aparecem mais na Caixa de Entrada. Assim esta pasta fica livre de incômodos ou opções menos relevantes para o seu dia a dia.

Modelos de email

Outra dica para otimizar seu tempo dentro do Gmail é com os “Modelos de email”. Esta opção é para você que está acostumado a escrever a mesma mensagem em várias situações diferentes. Crie um modelo automático e sem que precisar é só enviar para o cliente ou colega de trabalho.

Primeiro é preciso ativar os modelos no Gmail. Para isso abra o email. Clique no canto superior direito nas configurações. Depois clique em “Ver todas as configurações”. Selecione “Avançado” e no menu de “Modelos” clique em “Ativar” e salve as alterações.

Com isso um modelo que você já tenha, pode ser enviado. Mas é possível também criar ou alterar o modelo. Basta escrever um novo email conforme o modelo que deseja criar. Então clique nos três pontos verticais, em mais e depois em “Modelos”. Clique em “Salvar rascunho como modelo” e depois em “Salvar como novo modelo”. Você também pode fazer alterações ou substituí-lo.

E para aqueles que desejam inserir um modelo, o caminho é semelhante. Clique no menu “Mais” dos três pontos verticais e novamente em “Modelos”. Selecione inserir modelo e escolha o modelo que deseja. Insira no seu email e preencha informações que possam estar faltando. Finalize clicando em “Enviar”.

Tem mais alguma dica que ajuda a agilizar o seu trabalho no dia a dia com o Gmail? Deixe seus comentários.