O compartilhamento externo no Google Workspace permite que seus colaboradores colaborem com pessoas de fora da sua organização. No entanto, é crucial gerenciar esse compartilhamento de forma eficaz para garantir a segurança dos dados da sua empresa.

Como gerenciar os compartilhamentos do Drive?

Este guia passo a passo irá orientá-lo pelas principais etapas para controlar o compartilhamento externo no Google Drive e em outros aplicativos do Workspace. Aprenda:

Passo 1: Acesse o Console de Administração do Google

1. Abra seu navegador e acesse admin.google.com.
2. Faça login com sua conta de administrador do Google Workspace.

Passo 2: Navegue até as Configurações de Compartilhamento do Drive e Documentos

1. No painel do Console de Administração, clique em “Apps”.
2. Selecione “Google Workspace”.
3. Clique em “Drive e Documentos”.
4. Clique em “Configurações de compartilhamento”.

Passo 3: Defina as Opções de Compartilhamento Externo

1. Na seção “Opções de compartilhamento”, você encontrará várias opções para controlar o compartilhamento externo.
2. Permitir compartilhamento externo: Ative ou desative essa opção para permitir ou bloquear o compartilhamento de arquivos com pessoas de fora da sua organização.
3. Opções de compartilhamento para arquivos de propriedade da organização: Defina o nível de acesso que os usuários externos terão aos arquivos de propriedade da sua organização. Você pode escolher entre:
   • Qualquer pessoa com o link: Qualquer pessoa com o link pode acessar o arquivo, mesmo que não tenha uma conta do Google.
   • Qualquer pessoa na Web: O arquivo será indexado pelos mecanismos de pesquisa e poderá ser encontrado por qualquer pessoa na Web.
   • Pessoas específicas: Apenas as pessoas que você convidar poderão acessar o arquivo.
4. Opções de compartilhamento para arquivos de propriedade do usuário: Defina o nível de acesso que os usuários externos terão aos arquivos de propriedade dos seus colaboradores.
5. Avisos de compartilhamento: Ative os avisos de compartilhamento para alertar os usuários quando eles estiverem prestes a compartilhar arquivos externamente.

Passo 4: Configure as Configurações de Compartilhamento de Drives Compartilhados (Opcional)

1. Se sua organização usa drives compartilhados, você também pode configurar as opções de compartilhamento para eles.
2. Na página “Configurações de compartilhamento”, clique em “Drives compartilhados”.
3. Defina as opções de compartilhamento para drives compartilhados, semelhantes às opções de compartilhamento para arquivos.

Passo 5: Monitore o Compartilhamento Externo

1. O Google Workspace oferece ferramentas de auditoria e relatórios para monitorar o compartilhamento externo.
2. No Console de Administração, acesse “Relatórios” e explore os relatórios de compartilhamento do Drive e Documentos.
3. Você pode usar esses relatórios para identificar arquivos que foram compartilhados externamente e tomar as medidas necessárias.

Dicas Adicionais

• Eduque seus colaboradores sobre as políticas de compartilhamento externo da sua organização.
• Incentive o uso de senhas fortes e autenticação de dois fatores para proteger as contas dos usuários.
• Revise regularmente as configurações de compartilhamento externo para garantir que elas estejam atualizadas e alinhadas com as necessidades da sua organização.
• Use as ferramentas do Google Workspace para classificar e proteger dados confidenciais.

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