Ao usar a ferramenta Documentos do Google em seu plano Workspace, você pode definir quais usuários podem acessar o documento criado. O compartilhamento com usuários e colaboradores específicos contribui para organizar melhor as tarefas dentro do ambiente corporativo.

E se você precisa criar e compartilhar um documento desta maneira mas não sabe por onde começar, hoje vamos falar um pouco mais sobre esta tarefa dentro do Workspace.

Lembramos que com o Documentos Google é possível criar e editar documentos diretamente do seu navegador, sem a necessidade de instalar softwares. Tudo fica salvo na nuvem do Google e vários colaboradores podem trabalhar ao mesmo tempo em um projeto. Todas as alterações são salvas de forma automática e você pode verificar qual colaborador fez as edições.

Tamanho do grupo

Antes de saber como compartilhar com usuários específicos, saiba que o tamanho do grupo pode influenciar no tipo de compartilhamento. Há opções para até 100 colaboradores e outra para 100 ou mais.

Até cem colaboradores

Quando você cria um documento e pretende compartilhá-lo com até cem colaboradores, é possível definir permissões para visualização, edições e comentários. Ainda a permissão se estende para a ferramenta Planilhas e Apresentações.

Cem ou mais colaboradores

Mas quando o documento criado for para um número superior a cem colaboradores, somente o proprietário e poucos usuários podem editar o conteúdo. Com relação à visualização, a recomendação é criar o arquivo e publicá0lo como uma página da Web, assim mais de 100 colaboradores podem visualizar simultaneamente o documento.

Como compartilhar documentos Google DOCS com usuários específicos?

Depois de ser o autor e criador de um documento, você pode compartilhá-lo com outros usuários da seguinte maneira:

• Acesse o Google Drive;
• Encontre o arquivo que deseja compartilhar com os colaboradores;
• Clique sobre os três pontos verticais ao lado do documento para abrir o menu de opções. Depois clique no ícone de uma silhueta com o + ao lado em “Compartilhar”. No próximo menu que abrir, clique novamente em “Compartilhar”;

• Então na próxima etapa é necessário inserir o email ou grupo de pessoas que deseja compartilhar o documento. Insira todos que desejar, mas não se esqueça da regra de até 100 ou mais que 100 usuários.
• Depois defina como esses usuários irão interagir com o documento. Você pode escolher que eles sejam leitores, comentadores e/ou editores. Caso a sua conta seja escolar ou de um trabalho específico, é possível também adicionar datas de validade para esta interação.
• Finalize clicando em “Enviar ou Compartilhar”.

Assim que finalizar, cada usuário do arquivo compartilhado irá receber um email com uma notificação. Você pode adicionar uma mensagem opcional ao corpo deste email que será enviado. Mas também é possível desmarcar a caixa de notificação para não enviar emails avisando.

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